Shared Work Files （共有 Work File ）

更新日: 2004年11月29日

• What are Shared Work Files? （Shared Work File とは？）
• What you can do with Shared Work Files（Shared Work File で、できること）
• Who you can share Work Files with（Work File を共有できる相手）
• Sharing Work Files with Derwent records（ダウエントレコードを含む Work File の共有）
• How to share Work Files（Work File を共有する方法）
• Selecting recipients for Shared Work Files（Shared Work File の受取人の選択）
  • Share with individuals（個人と共有）
  • Share with your company or group（所属する企業またはグループと共有）
  • Create public page（一般公開ページを作成）
  • Summary of sharing options（共有オプションの一覧）
• Revoking sharing access（共有権限の取り消し）
• Special security measures make Work File sharing safe（特別なセキュリティ対策で Work File 共有を安全に保ちます）
  • Sharing with individuals（個人との共有）
  • Company or group sharing（企業やグループとの共有）
  • Public sharing（一般公開）
• Working with Work Files you have already shared（共有している Work File での作業）
  • Checking status of the share process（共有方法のステータスの確認）
  • Sharing again（再度の共有）
  • View, Edit, Clone, Merge, Delete（閲覧、編集、コピー、統合、削除）
• Working with Work Files that have been shared with you（共有している Work File での作業）
  • Accessing（アクセス）
  • Viewing（閲覧）
  • Cloning（コピー）

　

この「 Delphion Help Center 」は Shared Work File 専用のページです。 Work File の creating （作成） 、 adding （追加） 、 deleting （削除） 、 merging （統合） 、 cloning （コピー） については、「 Work Files Essentials （Work File の基本） 」ページをご覧ください。

Work File にコメントや添付ファイルを追加する方法については、「 Work File Annotations （Work File アノテーション） 」をご覧ください。 　

　

What are Shared Work Files? （ Shared Work File とは何ですか？）

Work File は、お客様が作業をしやすくするために作成する特許のカスタマイズリストで、無期限に保存することができます。 Work File を作成すると、複数の検索の結果を一つのリストにまとめ、いくつかの特許だけを選択したり、複数の特許番号を入力したり、ほかのアプリケーションから特許リストをインポートすることができます（ Work File の詳細については、「 Work Files Essentials （ Work File の基本）」ページをご覧ください）。

Shared Work File は、ほかの人と共有する既成の Work File です。 Shared Work File は Work File の「オーナー」が作成し、一人または複数の「受取人」と共有します。

オーナーが Shared Work File を編集すると、受取人全員に同じ編集バージョンのファイルが表示されます。受取人は、共有している Work File を閲覧する権限だけをもちます。

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What you can do with Shared Work Files （ Shared Work File で何ができますか？）

Shared Work File を利用すると、下記のように様々な目的で、ほかの人と共同作業を行うことができます。

• 特許検索をチームメンバーと共有する。
• クライアントに作業途中の成果を提供する。
• ポートフォリオを外部コンサルタントと検討する。
• 競合する開示事項について、同僚とコミュニケーションを図る。
• プロジェクトチームのメンバー全員で「統一見解」を保持する。
• 使用権を認める特許について、外部の人が閲覧できるようにする。

エクスポートや E メールを介さずに、ほかの人と大きな特許リストを共有する。

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Who you can share Work Files with （ Work File は誰と共有できますか？）

Delphion Unlimited および Premier 購読者は、ご自分の Work File をほかの Delphion ユーザと共有することができます。 Delphion Basic ユーザは、共有している Work File を閲覧することができますが、 Work File の共有を開始することはできません。

未登録のユーザが共有の Work File にアクセスしようとすると、「 Delphion registration （ Delphion 登録）」画面が表示され、そこで無料の Basic 登録手続きを済ませるように促されます。

Work File は、個人や所属する企業およびグループアカウント利用者と、あるいはウェブページの閲覧者と共有することができます。共有オプションの詳細については、「 Selecting recipients for Shared Work Files （ Shared Work File の受取人の選択）」をご覧ください。

　

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Sharing Work Files with Derwent records （ダウエントレコードを含む Work File の共有）

Unlimited または Premier ユーザとしてグループ／契約アカウントをお持ちで、かつ、 Delphion Derwent のグループ／契約会員の場合、ご自分の Work File 内のダウエントレコードを共有することができます。受取人は加入契約レベルにかかわらず、 Work File 内のダウエントレコードを閲覧することができます。受取人の場合、共有された Work File 内のレコードを閲覧しても Derwent Record View の料金はかかりません。

Unlimited または Premier 購読者（グループ／契約または個人／クレジットカードのアカウント利用者）が Derwent を 従量制 でご利用の場合、ダウエントレコードを共有することはできません。特許局レコードとダウエントレコードの両方が格納された Work File を共有している場合、お客様と共有しているほかの人は、その Work File 内の特許局レコードは利用できますが、ダウエントレコードは利用できません。

グループ／契約アカウントと Derwent の購読契約の詳細については こちら をご覧ください。

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How to share Work Files （ Work File を共有する方法）

下記の手順は、共有したい Work File がすでに作成してあることを前提にしています。 Work Files を作成する方法については、「 Work Files Essentials （ Work File の基本）」ページをご覧ください。

1. 「 Work File Administration 」画面で、共有したい Work File の「 Actions 」列に移動します。「 Share 」をクリックします。
   
   
   
   
2. 「 Share Work File （ Work File を共有）」画面が表示されます。
   
   
   
3. 「 Share Work File 」画面は 4 つのセクションに分かれています。「 1 Review Work File information （ 1 ： Work File データの確認）」のデータを見直し、共有する Work File の選択が間違っていないか確かめます。
4. 「 2 Select recipients for Shared Work File （ 2 ： Shared Work File の受取人の選択）」をすべて入力します。詳細については「 Selecting recipients for Shared Work Files （ Shared Work File の受取人の選択） 」をご覧ください。
5. 個人と共有する場合、「 3 Enter email information （ 3 ： E メール情報の入力）」をすべて入力します。企業またはグループ全体で共有する場合、あるいは一般に公開する場合、 E メールは作成しないため、この情報を利用することはありません。
6. 「 4 Share your Work File （ 4 ： Work File の共有）」をすべて入力し、 Work File の共有を開始します。

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Selecting recipients for Shared Work Files （ Share Work File の受取人の選択）
Work File は 3 通りの方法で共有することができます。いずれの場合も、受取人が Shared Work File を閲覧するには、ログインまたは登録する必要があります（「 Who you can share Work Files with （ Work File は誰と共有できますか？）」をご覧ください）。

3 通りの共有オプションはいずれも、「 Share Work File 」画面の「 Select recipients for Shared Work File （ Shared Work File の受取人を選択）」セクションからアクセスします。

• Share with individuals （個人と共有）
• Share with your company or group （所属の企業またはグループと共有）
• Create public page （一般公開ページを作成）

複数ある共有オプションは、どれか 1 つに制限することなく、同時にいくつでも選択することができます。たとえば、選択した個人と共有すると同時に、一般公開オプションを選択することもできます。あるいは、所属の企業またはグループ全体で共有すると同時に、ほかの個人を共有対象として選択することもできます。

また、 Work File は何度でも共有することができます。その手順については「Working with Work Files you have already shared （共有している Work File での作業）」をご覧ください。

Share with individuals （個人と共有）
一人または複数の個人と共有したい場合は、このオプションを選択します。

1. 「 Share Work File 」画面の「 Share with individuals 」セクション（下図参照）で、 Work File を共有したい相手の E メールアドレスの「 Recipient list （受取人リスト）」を作成します。
   
   
   
2. 「 Choose existing address （既存のアドレスを選択）」エリアから、アドレスを選択します（下の「注」参照）。付属の青い矢印をクリックして、一つまたは複数のアドレスを「 Recipient list 」に移動します。「 Ctrl 」キーを押しながらクリックすると、複数のアドレスを選択することができます。
3. 新規の E メールアドレスを「 Enter new email address （新規の E メールアドレスを入力）」テキストボックスに入力し、青い矢印をクリックして、入力したアドレスを「 Recipient list 」に移動します。
4. 「 Recipient list 」からアドレスを削除するには、削除したいアドレスを選択して「 Remove （削除）」をクリックします。「 Ctrl 」キーを押しながら選択すると、複数のアドレスを削除することができます。
5. 「 3 Enter email information 」セクションをすべて入力します。
6. 「 4 Share your Work File 」セクションで「 Share/Update （共有／更新）」をクリックして、 Work File の共有を開始します。
7. 受取人には E メールで通知され
   注 : Work File を現在共有している個人のアドレスは「 Choose existing address 」エリアに表示されます。オーナーが新たな Work File を共有したり、以前共有していた Work File を削除したりすると、それに応じてエントリ（入力内容）も変わります。個人と共有していた Work File だけを削除した場合、その個人のアドレスもリストから削除されます。その後、その個人アドレスを「 Recipient list 」に戻す場合は、「 Enter new email address 」テキストボックスに入力する必要があります。所属する企業やグループと共有していた場合、このフィールドには企業やグループのアドレスリストは表示されなくなります。 ます。
   

受取人には、アクティベーションリンクを記載した E メールが届きます。このリンクをクリックすると、上記の手順で共有対象とした Work File が受取人の「 Shared Work File 」リストに追加されます。このリンクは、一度だけアクティブにすることができます。 E メールおよびアクティベーションリンクの詳細については、「 Special security measures make Work File sharing safe （特別なセキュリティ対策で Work File 共有を安全に保ちます） 」をご覧ください。

このリンクをクリックすると、受取人はプロンプトによりログインを促され、表示画面が「 Work File Administration 」に変わります。そこで「新規」の Work File が受取人の「 Shared Work Files 」リストに追加されます。受取人が Shared Work File でできることについては、「Working with Work Files which have been shared with you （共有している Work File での作業）」をご覧ください。

　

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Share with your company or group （所属する企業またはグループと共有）
所属する企業またはグループのアカウントの利用者全員と Work File を共有したい場合は、このオプションを選択します。

注 : 企業またはグループアカウントをもつ登録ユーザでない場合、このオプションは「 Share Work File 」画面に表示されません。

1. 「 Share with your company or group （所属する企業またはグループと共有）」ボックス（下図参照）をクリックします。
   
   
   
2. 「 4 Share your Work File 」セクションで「 Share/Update 」をクリックして、 Work File の共有を開始します。
3. 共有する Work File が、所属する企業またはグループのアカウントをもつユーザ全員の Shared Work File リストに追加されます。 E メールによる通知は行いません。

企業またはグループで共有している場合、所属する企業またはグループのアカウントをもつ購読者であれば、上記の手順で追加された Work File を表題「 Shared Work Files 」の下の「 Work File Administration 」画面で確認することができます。受取人が Shared Work File でできることについては、「Working Work Files that have been shared with you （共有している Work File での作業）」をご覧ください。

注 : 所属する企業またはグループの管理者は、上記オプション（企業またはグループ全体用）を使用不可にするよう Delphion にリクエストすることができます。このオプションは、使用不可にすると「 Share Work File 」画面に表示されなくなります。

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Create public page （公開画面の作成）
共有する Work File の「 Result Set View 」を備えた一般公開用ウェブページを（ Delphion Research ウェブサイトに）作成する場合は、このオプションを選択します。

注 : 一般公開用ウェブページを閲覧するユーザが「 Work File Administration 」画面の「 Shared Work File 」セクションに Work File を追加することはできません。

1. 「 Create public page at this URL （この URL に一般公開ページを作成）」 ボックス （下図参照）をクリックします。
   
   
   
2. 目的に合った閲覧者とリンクを共有するために使用するメディアに、この URL をコピーして貼り付けます。たとえば、このリンクを E メールでクライアントや見込み客に送信する、ウェブサイトやイントラネットに掲示する、ニュースグループに登録する、パンフレットや郵便物に印刷する―といったことが考えられます。
   
   注 : URL は、この時点でコピーしなくても、いつでも「 Work File Administration 」画面の「 Share （共有）」リンクからアクセスして確認することができます。
3. 必要に応じて、「 Preview （プレビュー）」リンク（下記の URL ）をクリックして、 Delphion ウェブサイトに作成したウェブページ（下図の例を参照）をプレビューします。
   
   
   
4. 「 4 Share your Work File 」の下の「 Share/Update 」をクリックして、 Work File の共有を開始します。
   
   注 : 所属する企業またはグループの管理者は、上記オプション（企業またはグループ全体用）を使用不可にするよう Delphion にリクエストすることができます。このオプションは、使用不可にすると「 Share Work File 」画面に表示されなくなります。

　

Summary of sharing options （共有オプションの一覧）

共有のタイプ	E メールの自動作成	受取人を共有の Work File リストに追加する	ログイン後の初期アクセスポイント
個人	可能	可能	「 Work File Administration 」画面
企業またはグループ	不可	可能	「 Work File Administration 」画面
一般公開	不可	不可	Work File Results Set （ Work File 検索結果）

　

　

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Revoking sharing access （共有権限の取り消し）

• Revoking sharing access from individuals （個人の共有権限の取り消し）
• Revoking sharing access from company or group accounts （企業またはグループアカウントの共有権限の取り消し）
• Revoking sharing access from the public （一般公開の取り消し）

Work File の削除については「Working with Work Files you have already shared, View, Edit, Clone, Merge, Delete （共有している Work File での作業：閲覧、編集、コピー、統合、削除）」をご覧ください。

Revoking sharing access from individuals （個人の共有権限の取り消し）
個人の共有を取り消すと、個人はこれまで共有していた Work File へのアクセス権を失い、その Work File は 個人の「 Shared Work File 」リストから削除されます。

個人の共有を取り消しても、オーナーの Work File リストから Work File が削除されることはなく、影響を受ける企業／グループ共有または一般公開の権限が取り消されることもありません。

下記の手順は Work File のオーナーを対象にしたものです。

個人の共有を取り消す手順 :

1. 個人の権限を取り消したい Work File の「 Share Work File 」画面に移動します。
2. 「 Share with individuals 」フィールドにスクロールします。
3. 「 Recipient list 」で、共有を取り消したいアドレスを反転表示させます。
4. 「 Remove （削除）」をクリックします。
5. 画面を下にスクロールして、「 Share/Update 」をクリックします。
6. 選択した個人は、この Work File へのアクセス権を失います。この Work File は、その個人の「 Shared Work File 」リストから削除されます。

注 : その個人と共有していたのがこの Work File だけの場合、その個人の氏名／アドレスは「 Share Work File 」画面から完全に削除されます。その個人と別の Work File を現在も共有している場合、その個人のアドレスは「 Choose existing address （既存のアドレスを選択）」フィールドに引き続き表示されます。

Revoking sharing access from company or group accounts （企業またはグループアカウントの共有権限の取り消し）
企業またはグループとの共有を取り消すと、企業／グループのメンバーはこれまで共有していた Work File へのアクセス権を失います。その Work File は、企業／グループの「 Shared Work File 」リストから削除されます。

企業／グループとの共有を取り消しても、オーナーの Work File リストから Work File が削除されることはなく、影響を受ける個人との共有または一般公開の権限が取り消されることもありません。

下記の手順は Work File のオーナーを対象にしたものです。

企業またはグループの共有を取り消す手順 :

1. 企業／グループの権限を取り消したい Work File の「 Share Work File 」画面に移動します。
2. 「 Share with your company or group 」フィールドにスクロールします。
3. チェックボックスのチェックマークを外します。
4. 画面を下にスクロールして、「 Share/Update 」をクリックします。
5. 企業／グループは、この Work File へのアクセス権を失います。この Work File は、その企業／グループの各メンバーの「 Shared Work File 」リストから削除されます。

Revoking sharing access from the public （一般公開の取り消し）
一般公開を取り消すと、これまで共有していた Work File の「 Work File Result Set 」を表示する Delphion ウェブサイト上のウェブページは公開できなくなります。一般の人がこの URL にアクセスすると、エラーメッセージが表示されます。

一般公開を取り消しても、オーナーの Work File リストから Work File が削除されることはなく、影響を受ける個人または企業／グループの共有権限が取り消されることもありません。

下記の手順は Work File のオーナーを対象にしたものです。

一般公開を取り消す手順 :

1. 一般公開を取り消したい Work File の「 Share Work File 」画面に移動します。
2. 「 Create public page at this URL 」フィールドにスクロールします。
3. チェックボックスのチェックマークを外します。
4. 画面を下にスクロールして、「 Share/Update 」をクリックします。
5. これまで「 Work File Result Set 」を表示していた URL から、一般の人が閲覧することはできなくなります。このページにアクセスしようとすると、「閲覧しようとしている Work File は一般公開できません」というエラーメッセージが表示されます。
   

　

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Special security measures make Work File sharing safe （特別なセキュリティ対策で Work File 共有を安全に保ちます）

• Sharing with individuals （個人との共有）
• Company or group sharing （企業またはグループとの共有）
• Public sharing （一般公開）

Sharing with individuals （個人との共有）
「 Sharing with individuals 」を利用すると、 Shared Work File のオーナーはいつでも誰が Work File を閲覧したかを知ることができます。

「 Recipient list 」にある各アドレスには E メールが送信されます（例外については「Working with Work Files you have already shared, Sharing again （共有している Work File での作業：再度の共有）」をご覧ください）。各 E メールには、一度だけアクティブにすることのできる 一意の リンクが記載されています。このリンクを一度クリックすると、最初の受取人がこの E メールをほかの人に転送しても、転送先の人は同じリンクをたどって共有をアクティブにすることはできません。

これまで共有されていた Work File のオーナーは、リンクがアクティブになったかどうか、誰がその Shared Work File の「 Work File Share 」画面を見て実際にリンクをアクティブにしたか―を、 いつでも 知ることができます。「 Review Work File information （ Work File データのレビュー）」セクションの「 Currently shared with （現在の共有相手）」フィールドには、一意のアクティベーションリンクを送信した相手先アドレスのリストが表示されます（下図参照）。

各 E メールアドレスの直前にある括弧内には、実際にリンクをクリックした人のアドレスが表示されます。リンクがクリックされていない場合、括弧内には「 Not yet activated by （まだアクティブになっていません）」と表示されます。 Shared Work File E メールの最初の受取人が、リンクをクリックしないまま、受け取った E メールをほかの人に転送した場合、その転送相手がリンクをクリックすれば Shared Work File にアクセスすることができます。ただし、この場合、 Work File オーナーには、リンクをクリックしたのが意図した相手ではないことが分かります。

例 :

「 Currently shared with 」フィールドに表示されたデータ	最初の E メールの送信先アドレス	リンクをクリックした人
jjohnson@xyz.com (Not activated)	jjohnson@xyz.com	リンクはまだアクティブになっていません。
ssmith@xyz.com (Sue Smith)	ssmith@xyz.com	Sue Smith
bjones@xyz.com (doug waters)	bjones@xyz.com	doug waters

Company or group sharing （企業またはグループでの共有）
企業またはグループで共有する場合のセキュリティは、 Work File オーナーと同じアカウントに登録されたユーザ以外は Work File を利用できないようにすることで管理します。このオプションを選択すれば、 Shared Work File データが E メールで配布されることはありません。

企業またはグループの管理者は、企業またはグループ全体に適用される上記オプションを使用不可にするよう Delphion にリクエストすることができます。このオプションは、使用不可にすると、同じアカウントのユーザ用「 Share Work File 」画面には表示されなくなります。

Public sharing （一般公開）
一般公開の手続きを行うと、（ Delphion ウェブサイト上に）一般公開用ウェブページが作成されます。このページは、 Delphion ユーザとしてログインまたは登録すれば、誰でも閲覧することができます。

企業またはグループの管理者は、企業またはグループ全体に適用される上記オプションを使用不可にするよう Delphion にリクエストすることができます。このオプションは、使用不可にすると、同じアカウントのユーザ用「 Share Work File 」画面には表示されなくなります。

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Working with Work Files you have already shared （共有している Work File での作業）
Work File を共有すると、「 Work File Administration 」画面の「 Actions 」列に「 Shared Work File 」アイコンが表示され、その Work File が共有されていることを示します。 「 Share 」リンクをクリックすると、その Work File の「 Share Work File 」画面を閲覧することができます。

• Checking status of the share process （共有方法のステータスの確認）
• Sharing again （再度の共有）
• View, Edit, Clone, Merge, Delete （閲覧、編集、コピー、統合、削除）

Checking status of the share process （共有方法のステータスの確認）
「 Share Work File 」画面の「 Currently shared with 」フィールドを見れば、 Work File を共有している相手のアドレス、その相手が Work File をアクティブにしたか否か、その相手のリンクを別人がアクティブにしなかったかどうか―が分かります。このフィールドについての詳細は「Special security measures make Work File sharing safe （特別なセキュリティ対策で Work File 共有を安全に保ちます）」をご覧ください。

この Work File を所属する企業またはグループと共有した場合、あるいは一般公開した場合、その情報も「 Currently shared with 」フィールドに表示されます。

Sharing again （再度の共有）
「 Share Work File 」画面から、この Work File を（ほかの受取人と）再度共有することができます。

装備されているツール（詳細は「Selecting recipients for Shared Work Files （ Shared Work File の受取人を選択する方法）」参照）を利用すれば、個人や所属する企業またはグループを追加したり、一般公開を行ったりすることができます。

個人との共有を有効にした場合、「 Recipient 」リストには Work File を共有している人の氏名が表示されます。ほかの氏名は追加するだけで構いません。リストから既存の氏名を削除する必要はなく、既存の受取人に余分な E メール通知が届くことはありません。

最初にどの共有オプション（個人、企業またはグループ、一般公開）を使用するかにかかわらず、ほかの方法を利用すれば再度共有することができます。既存の受取人に余分な E メール通知が届くことはありません。受取人の「 Shared Work File 」リストに、 Shared Work File が何度も表示されることはありません。

View, Edit, Clone, Merge, Delete （閲覧、編集、コピー、統合、削除）
共有された Work File には、以下の作業が可能です。

• 閲覧： Work File の「 Delphion Result Set 」が表示されます。
• 編集： 編集内容は、すべての受取人に表示されます。
• コピーまたは統合： 新たにコピーまたは統合された Work File は、元のファイルとは全く別物です。 Work File を新たに編集した内容は、元の Shared Work File の受取人には見えません。
• 削除： 共有された Work File は、そのオーナーによって削除されると、すべての受取人が閲覧する Work File も削除されます。

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Working with Work Files that have been shared with you （共有された Work File での作業）

• Accessing （アクセス）
• Viewing （閲覧）
• Cloning （コピー）

Accessing （アクセス）
Work File は、 3 通りの方法（ E メール、グループ全体、ウェブページ）で共有することができます。

Work File を共有していることを知らせる E メールを受け取り、共有している Work File へのリンクがその E メールに記載されていた場合、その Work File の共有をアクティブにするには、 E メールに記載されたリンクをクリックして Delphion にログインする必要があります。そのリンクを最初にクリックして Delphion にログインすると、「 Work Files Administration 」画面に Shared Work File が追加され、これにアクセスして閲覧することができるようになります。

所属するグループ全体で Work File を共有している場合、 Shared Work File が「 Work Files Administration 」画面に自動的に表示されます。

Work File をウェブページで共有している場合、 Work File を共有する人は、その Work File の Result Set にリンクするウェブページを作成します。この方法で共有された Work File は、「 Work Files Administration 」画面には追加されません。

「 Work Files Administration 」画面へは、 Delphion ウェブサイトの「 Delphion Research 」部のどのページにもある「 Delphion 」ロゴの下の青い「 Work Files 」ボタンからアクセスします。

「 Work File Administration 」画面では、共有している Work File には「 Shared Work Files 」アイコンが表示されます。

Viewing （閲覧）
「 Work Files Administration 」画面で「 Patent Items 」または「 Derwent Items 」のリンク付き番号をクリックすると、共有している Work File を閲覧することができます。 Shared Work File の受取人がもつアクセス権限は閲覧専用で、その Work File を編集することはできません。表示画面は「 Delphion Result Set 」で、 Result Set のツールおよびオプションはすべて利用することができます。このツールとオプションについては、 Delphion Help Center の「Result Set Features （ 検索結果一覧）」ヘルプページをご覧ください。

Cloning （コピー）
共有している Work File の「 Clone 」を選択した場合、作成したコピーはコピー作成者の個人的な Work File とみなされます。元の Work File をオーナーが編集しても、 Work File のコピーは、元の Work File とは全く別物ですから更新されません。

Work File の description （説明）には「〜のコピー」という言葉が表示されますが、ほかのコピーファイルと同様、このコピーにも全く別の名前を付けると混乱しなくて済むでしょう。

　

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